外資コンサルのエクセル活用術


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コンサルが成果物として納めるのはパワーポイントやPDFファイルがイメージしやすいかと思いますが、プロジェクトの随所でエクセルを活用しています。どのプロジェクトでも行う進捗管理はエクセルで行うことが一般的ですし、収支シミュレーションや分析を行う際には頻繁にエクセルを活用します。僕が携わったプロジェクトでもクライアントから提供された膨大なデータをエクセルを活用して分析し、シミュレーターとしてクライアントに納品した経験があります。

今回の記事ではコンサルのエクセル活用術を解説していきたいと思います。

外資コンサルのエクセル資料作成のコツ

コンサルタントがエクセルで資料作成をする際に心掛けている代表的なポイントをまとめました。

  • ショートカットキーを意識して使う
  • 関数を効果的に使う
  • 見やすさを意識する

ショートカットキーを意識して使う

パワーポイント資料作成の記事でも触れましたが、エクセルも同様にショートカットキーを駆使していかに効率的に作業するかが大切です。マウスやパッドでカーソルを移動するときに、次にこの作業をやる場合にどのショートカットキーを使うことができるか、を意識していれば徐々に使いこなすことができるショートカットキーも増えてくるでしょう。いくつか、僕が好きなショートカットキーを紹介します。

必須で使いこなすべきショートカットキー

ショートカットキー 動き
"Ctrl" + "a" 全セルを選択する
"Ctrl" + "c" 範囲指定した文字やセルをコピーする
"Ctrl" + "v" コピーしたり切り取ったデータを貼り付ける
"Ctrl" + "x" 範囲指定した文字やデータを切り取る
"Ctrl" + "y" 同じ操作を繰り返す
"Ctrl" + "z" 直前の操作を元に戻す
"Ctrl" + "↑→↓←" セルの書いてあるところまで移動する
"Ctrl" + "Space" 列全体を選択
"Shift" + "Space" 行全体を選択
"Ctrl" + "Shift" + "+" 行を選択している状態:行を挿入
列を選択している状態:列を挿入
F2 アクティブセル(選択しているセル)を編集する

数か月コンサルで仕事をしている人であればほぼ無意識でこれらのショートカットキーを使いこなせているはずです。そうでないとまずいというレベルのショートカットキーがこれらになります。Ctrlとアルファベットを組み合わせたショートカットキーはエクセル以外でも使えますので、一度覚えてしまうと本当に便利です。

知っていると便利なショートカットキー

ショートカットキー 動き
"Alt" + "h" + "b" + "a" 選択した範囲で罫線を引く
"Alt" + "h" + "b" + "n" 選択した範囲の罫線を消す
"Alt" + "h" + "k" 選択したセルを桁区切り表記にする
"Alt" + "h" + "p" 選択したセルをパーセント表記にする
"Alt" + "h" + "h" 選択したセルのセル色を変更する
"Alt" + "h" + "F1" 選択したセルのフォント色を変更する
"Ctrl" + "Shift" + "l" フィルターを設定する(解除する)
"Ctrl" + ";" 現在日付を入力する
"Ctrl" + ":" 現在時刻を入力する

一例ですが、これらが僕が日ごろよく使っているショートカットキーです。知っているのと知らないのでは作業効率がかなり変わってくるので日々ショートカットキーを使いこなすことを意識しながら作業をすると良いでしょう。

こちらのサイトではショートカットキーが細かく紹介されているので参考にしてください。

Electrical Information

Excelには便利なショートカットが色々あります。 例えば、有名なものでは Ctrl + C:コピー Ctrl + V:…

関数を効果的に使う

コンサルタントが作成するエクセルは内容が複雑であったり、データが膨大であったりすることも珍しくありません。ただ、そんな中でも関数を効果的に使うことでデータの集約・加工が可能です。色々複雑な関数を使っているイメージもあるかもしれませんが、実は基本的な関数を効果的に使いこなせるだけで大概のことはできてしまいます。

必須で使いこなすべき関数

関数 動き
IF 条件によって利用する式を変える
VLOOKUP 範囲を縦方向に検索する
SUM/SUMIF/SUMIFS (条件を指定して)数値を合計する
COUNT/COUNTIF/COUNTIFS (条件を指定して)セルの数を合計する
AND すべての条件が満たされているかを調べる
OR いずれかの条件が満たされているかを調べる

これだけかと思われる方もいるかもしれません。僕が作成するエクセル資料も7-8割方はこれらの関数を組み合わせて駆使する形です。動きを完璧に理解し、組み合わせることができれば十分なのです。

僕の場合、これら以外の関数を使う必要がありそうだと思った時には都度検索をします。検索をすれば大体情報はでてくるので、個人的には細かい関数を一つ一つ暗記していく必要性はそこまでないとは思います。INDEX、MATCH、OFFSET関数等はそれなりの頻度で使用するのでおさえておいてもいいのかもしれません。

見やすさを意識する

パワーポイント同様、エクセルも見やすさが重要です。何故なら例えエクセルが単なる中間成果物でクライアントに提出する必要がないとしても、数値の修正やロジックを問われたときにエクセルがきれいでないと無駄な時間がかかってしまうのです。

プライベートで自分専用のエクセルならば見た目を意識する必要はないのかもしれないですが、コンサルタントの仕事としてエクセルを作成するのであれば可視性を意識し、誰でも編集しやすいように作成することが重要でしょう。

若手スタッフにエクセル資料を作ってもらうと、凝って作りこんでしまった結果、作成者含めて誰もわからないようなお化けエクセルになってしまうようなケースがよくあります。

現役外資コンサルが紹介するエクセル作成のおすすめ本

今回の記事でも紹介したエッセンスをより詳しく学んでみたいと思われる方は下記で紹介する本を読んでみてください。

コンサルタントが入社1年目に学ぶエクセルの教科書

この本はデロイトトーマツコンサルティングで新人研修を担当していた著者が、社内研修の内容を一冊の本にまとめてしまったものです。新入社員向けの内容ということで初心者が頭に入りやすいようにわかりやすくまとまっています。

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まとめ

  • コンサルタントは、スケジュール管理やシミュレーション・分析等のために頻繁にエクセルを活用する
  • エクセルで資料作成をする際のコツは、「ショートカットキーを使いこなすこと」、「関数を駆使すること」、「見やすさを意識すること」

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